Những công việc tổ chức một sự kiện cũng giống như mọi người đang chơi một trò chơi ghép hình vậy. Công việc này chỉ có thể thành công khi chúng ta có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm hay hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết khác nhau.
Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau và mỗi loại sự kiện lại có những mục đích cũng như vai trò khác nhau trong chiến lược chung của công ty, doanh nghiệp. Nhưng dù là loại hình sự kiện nào thì mong muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình hay cách thức tổ chức nhất định.
Tại đây, chúng tôi – SOL EVENT sẽ cho bạn biết một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” là như thế nào và bao gồm những nội dung sau:
Trước khi diễn ra sự kiện
+ Phải hiểu biết về thương hiệu, nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện đó
+ Nghiên cứu thật kỹ các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện như mục tiêu hay ngân sách, nhân lực, vật lực,…
+ Hình thành chủ đề cũng như lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm các khâu về thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện của chủ đầu tư
Thực hiện quy trình của tổ chức sự kiện
+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện thật hoành tráng
+ Tổ chức điều hành, điều phối các diễn biến chính của sự kiện
+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong thời gian diễn ra sự kiện
+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyểntrong thời gian diễn ra sự kiện
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong thời gian diễn ra sự kiện
+ Xác định tệp đối tượng công chúng của mục tiêu mà sự kiện hướng tới
Kết thúc và giải quyết các công việc sau sự kiện
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện một lần nữa
+ Tạo mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
+ Quản lý tài chính trong việc tổ chức sự kiện
+ Chăm sóc khách hàng một cách kỹ lưỡng nhất
Ngoài ra trong quá trình thực hiện chúng ta cần phải có phương án dự phòng, phương án cho những tình huống có thể phát sinh và giải quyết các tình huống, sự cố trong tổ chức sự kiện một cách khéo léo cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …
Những công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối nhất và hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa. Nên người thức hiện cần chú ý từng khâu dù là nhỏ nhất để mang lại kết quả tốt nhất cho nhà tài trợ cũng như mang lại uy tín cho chính mình
Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện tại SOL EVENT chúng tôi, hãy đến ngay với chúng tôi để nhận được những trải nghiệm tốt nhất nhé!!!
